Organigrama

Descripción de la estructura organizativa de CP Neumatic.

Descripción de puestos

Consejo de administración

Es el órgano destinado por la Asamblea de Accionistas para llevar a cabo la ejecución de los negocios y determinar las directrices comerciales, administrativas, financieras de la Empresa habilitando para esto al Gerente General de la empresa para que se implementen los manuales de integridad, manuales de operación, código de ética reglamento interior y manuales administrativos; así como la implementación de órganos de control y auditoria de la empresa, así como la publicidad de su código de ética e integridad y su linea de denuncia a través de redes sociales y páginas web.

De igual forma el Consejo de Administración, cuando no se encuentre integrado por Socios – Accionistas, se nombrará un Director General, el cual deberán rendir cuentas respecto a la consecución de los negocios, en los tiempos y forma en que la Asamblea determine.

Gerencia General

Su función es la de establecer las directrices comerciales, administrativas, financieras de la empresa, así como la vigilancia y supervisión de la ejecución de las funciones de cada una de las áreas de la empresa y de su personal, recibir diariamente los reportes generados por las mismas sobre el desarrollo del negocio de la empresa, de igual forma atender y representar a la empresa en cualquier tipo de negociación o conflicto, en la cual se encuentre inmerso la organización, en este sentido quien tendrá bajo su responsabilidad la resolución de denuncias presentadas a través de los medios instituidos, para que de manera conjunta ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA GENERAL, resuelvan cualquier denuncia, derivada a la violación a Reglamento Interno.

Administración

El Administrador, será el responsable de controlar el proceso de los pasivos de CPneumatic, generados por los distintos proveedores, realizará las gestiones de pago de acuerdo a la programación de pagos previa y autorizado por Gerencia.

El Administrador, informará a los beneficiarios de los pagos correspondientes, será responsable de solicitar estado de cuenta a proveedores para realizar las conciliaciones correspondientes, además deberá llevar un control físico de los pagos efectuados, electrónico y deberá aplicar los pagos efectuados en el Sistema Si-nube.

El Administrador, será el responsable de emitir los comprobantes fiscales por internet a través del sistema Si-nube, dar de alta los datos fiscales de cada cliente y actualizarlos según los requerimientos del cliente, posterior a ello deberá ingresar cada comprobante emitido el reporte de facturación.

El Administrador, será el responsable de realizar la cobranza a los clientes, dar seguimiento a las facturas para que ingresen a pago por medio de los portales, correo electrónico o cualquiera que sea el caso.

El Administrador, será el responsable de realizar el reporte financiero diario y enviarlo al final de su jornada laboral al Gerente General.

El Administrador, será el responsable de realizar la programación de pagos semanalmente cada jueves y enviar al Gerente General para su revisión y autorización, los pagos operativos y comerciales se realizan los viernes.

El administrador, será el responsable de guardar toda la información generada durante el día tal como facturas de clientes y proveedores, comprobantes de pago y/o documentos de otro índole relacionadas con la actividad de CPNeumatic, subir dicha información en OneDrive para el alcance del despacho contable y puedan realizar la Contabilidad de CPNeumatic de manera efectiva y estar al pendiente del pago de Impuestos.

El administrador, será el responsable de abastecer la cuenta de Gasolina, llevando el control adecuado de la flotilla de vehículos.

El Administrador, será el responsable del Control de Caja Chica, manteniendo el fondo de caja chica en efectivo, la reposición del fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya gastado su totalidad del fondo, pedirá la autorización al Gerente General enviando el formado con toda la información específica que compruebe el gasto y para que fue destinado.

De igual forma el administrador será el responsable de recabar las denuncias o quejas que se reciban, recabar la documentación para que en un término no mayor a 5 días hábiles se cuente con los criterios de resolución.

Compras y logística

  1. Realizar la compra de refacciones de OC. Que entran de clientes, así como la adquisición de partes que solicita el área de servicios para sus mantenimientos programados.
  2. Cuando las compras son directas de nuestra marca Quincy solo se validan los precios correctos en HQ de Quincy y se realiza la compra; si la compra es de alguna otra marca se procede a cotizar con otras opciones.
  3. Dar de alta los item ́s que no se tengan en sistema Sinube para proceder con alguna compra.
  4. Se realiza O.C en sistema Sinube y se imprime; donde se cagar proveedor, precio y para que o quien se va a utilizar la adquisición de mercancía, si el proveedor su forma de pago es de contado, procedo a solicitar la autorización de pago con dirección general para que una vez autorizado Contabilidad realiza pago y me comparte comprobante de pago este lo envío a proveedor.
  5. Se guarda OC. en carpeta de Compras (control de comprador) para enviar posteriormente por correo electrónico a proveedor y solicitar fecha de entrega y confirmación de envío.
  6. Una vez que confirma, proveedor me envía num. de guía y factura (se tiene convenio con Tresguerras) y doy monitoreo a su llegada para confirmar al área de servicios y se recolecte por ellos.
  7. Dentro de mi función de logística con el área de servicios y para la reducción de costos de paqueterías solo me envían mis proveedores un día a la semana; yo les envío mis OC de lunes a jueves y lo que se tenga se me envía el viernes para que llegue el lunes. Pero si existe alguna urgencia se solicita la entrega de inmediato.
  8. Una vez que el área de servicios me confirma la mercancía que llega procedo a dar ingreso a inventario en sistema Sinube este da un formato de lo que se ingresa y se imprime para archivar junto con la OC y guardar en carpeta física, la factura se valida y se envía al área de Contabilidad.
  9. Si la mercancía es para algún cliente, solicito a Contabilidad la factura para confirmar con servicios para el envío por paquetería y una vez que tiene la guía me la comparte para enviar a cliente y dar seguimiento a su llegada, en cuanto llega se cierra el tema con cliente.
  10. Cotizar requerimientos solicitados por el área de ventas y Servicios y enviar propuestas.
  11. Dentro de mi función es atender las llamadas que entran vía telefónica; si estas son de prospectos a nuevos clientes le doy seguimiento a lo que necesita y envío base de datos al área de ventas para su cotización.
  12. Una vez que cotiza, ventas me envía una copia y procedo a guardar en una carpeta en red (control interno con servicios) y en un archivo en Excel lo lleno donde esta controlado el núm. de cotización, fecha, cliente y una pequeña descripción de lo que se cotiza.
  13. Si el cliente realiza la compra de lo cotizado; ventas me comparte la OC para darle seguimiento; el cual es anexarle en mi reporte de OC pendientes por facturar. Lo primero que hago es revisar que la OC este correcta contra la cotización si esta es correcta se procede a revisar existencia de inventario si se cuenta con disponibilidad se revisa con el área de servicios y sino esta apartada para algún servicio se envía la OC y cotización a Contabilidad para su respectiva factura, una vez que se tiene el área de servicios la procede a enviar y/o entregar.
  14. Si el material no está en existencia se procede a realizar la compra con proveedor (se repite las actividades de la 4 a la 9).
  15. Todos los viernes y cada fin de mes se envía un reporte a mi jefe directo de OC pendientes por facturar.
  16. En la primera semana de cada mes se debe realizar el inventario, este lo descargo del sistema sinube y se comparte al área de servicios para que se proceda al conteo físico, una vez que lo tienen me lo regresan con las cantidades físicas y este yo lo capturo en un archivo de inventarios mensuales donde está el costo de cada refacción, si hay alguna diferencia o duda la valido contra sistema y físico; una vez terminado se envía a Dirección general y Contabilidad.
  17. Dentro de mis funciones es llamar a los clientes para saber si en algo los podemos ayudar y/o revisar propuestas previamente enviadas esto para darle seguimiento de atención con ellos.

Encargado del área de servicio

Realización de reportes de servicio. Programación y planeación de pólizas anuales, y servicios eventuales. Supervisión de servicios realizados a compresores y secadores:

  • Mantenimientos preventivos
  • Mantenimientos correctivos
  • Mantenimientos predictivos
  • Diagnósticos y levantamientos a clientes nuevos.
  • Realización de estudios de energia EQ LTE
  • Envió de bases de datos para cotizaciones.
  • Seguimiento a cotizaciones.
  • Recolección de paqueterías y envió de mercancía.
  • Supervisión de Técnicos de Servicios

Puesto técnico de servicio

  • Realización de servicios a compresores industriales Mantenimientos preventivos
  • Mantenimientos correctivos
  • Mantenimientos predictivos
  • Diagnósticos en fallo de compresores
  • Diagnósticos de fallos en secadores
  • Recolección de paqueterías y envió de mercancía.
  • Apoyo técnico en la Realización de servicios a compresores industriales
  • Apoyo técnico en la Realización de servicios a secadores de aire regenerativos y refrigerativos